Jakarta, VertaNews.com – Kantor Imigrasi Kelas I TPI Jakarta Timur melaksanakan pemusnahan arsip substantif keimigrasian Tahun 2021 dan 2022 di Aula Kantor Imigrasi Jakarta Timur, Jumat (10/7), sebagai bagian dari upaya memperkuat tata kelola arsip yang tertib, akuntabel, dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Kegiatan tersebut dihadiri oleh perwakilan Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Imigrasi dan Pemasyarakatan, perwakilan Biro Umum Direktorat Jenderal Imigrasi, serta Kepala Bagian Tata Usaha dan Umum Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Imigrasi Daerah Khusus Jakarta.
Kepala Kantor Imigrasi Kelas I TPI Jakarta Timur, Pungki Handoyo, mengatakan pemusnahan arsip merupakan bagian dari siklus pengelolaan arsip yang wajib dilaksanakan secara tertib sesuai ketentuan hukum yang berlaku.
“Pemusnahan arsip dilakukan terhadap dokumen yang telah habis masa retensinya dan tidak lagi memiliki nilai guna administratif,” tegas Pungki kepada Jurnalis Mitra Imigrasi dan Pemasyarakatan (JMIP), Senin (13/7).
“Proses ini merupakan bentuk komitmen kami dalam menjaga tata kelola arsip yang profesional, akuntabel, serta mendukung peningkatan kualitas pelayanan keimigrasian,” katanya.
Menurut dia, pengelolaan arsip yang baik menjadi salah satu fondasi penting dalam mendukung reformasi birokrasi karena berkaitan langsung dengan efektivitas administrasi, keamanan informasi, dan akuntabilitas lembaga.
“Kami memastikan setiap tahapan dilakukan sesuai prosedur,” lugas Pungki.
“Selain meningkatkan efisiensi penyimpanan dokumen, pemusnahan arsip juga bertujuan melindungi informasi negara agar tidak disalahgunakan oleh pihak yang tidak berwenang,” ujarnya.
Pemusnahan arsip dilaksanakan berdasarkan ketentuan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan serta jadwal retensi arsip yang telah ditetapkan.
Arsip yang dimusnahkan merupakan dokumen yang telah melewati masa simpan dan tidak lagi memiliki nilai guna administratif maupun hukum.
Selain memenuhi aspek kepatuhan terhadap regulasi, kegiatan tersebut bertujuan menciptakan efisiensi dalam pengelolaan arsip melalui pengurangan volume dokumen yang tidak lagi diperlukan.
Langkah itu diharapkan dapat mengoptimalkan kapasitas ruang penyimpanan, menekan biaya pemeliharaan arsip, serta mempercepat proses pencarian dokumen yang masih aktif digunakan.
Pemusnahan arsip juga menjadi bagian dari upaya memperkuat perlindungan informasi.
Dokumen yang sudah tidak memiliki nilai guna dimusnahkan melalui mekanisme resmi sehingga kerahasiaan data tetap terjaga dan risiko penyalahgunaan informasi dapat diminimalkan.
Di samping itu, pemisahan yang jelas antara arsip aktif dan arsip inaktif dinilai akan mempermudah pengawasan, penataan, serta pemeliharaan arsip yang masih memiliki nilai guna bagi penyelenggaraan tugas dan fungsi keimigrasian.
Melalui kegiatan tersebut, Kantor Imigrasi Kelas I TPI Jakarta Timur menegaskan komitmennya untuk terus menerapkan tata kelola arsip yang efektif, efisien, dan sesuai dengan prinsip pemerintahan yang baik (good governance).
Sekaligus mendukung pelayanan keimigrasian yang profesional, transparan, dan berintegritas. (GMO)
